Twój Klub

01 · Kalendarz

Rezerwacja, która nie może się nałożyć na inną

Recepcja zapisuje trening w małej sali na 11:30, a trener w tej samej chwili przeciąga tam swojego klienta z telefonu. W arkuszu i w prostym kalendarzu obie wizyty „wchodzą” — a o dziewiątej rano robi się awantura.

Wybierasz klienta i usługę. System wie, czego ta usługa wymaga: osoby z odpowiednią kompetencją, konkretnej sali, czasem urządzenia.
„Znajdź wolny termin” podpowiada godziny, w których wolne jest wszystko naraz — nie tylko trener.
Kiedy przesuwasz wizytę na zajęty czas albo poza czyjś grafik, zapis nie przechodzi. Dostajesz listę konkretnych powodów, a wizyta wraca na miejsce.
Kierownik może kolizję wymusić świadomie — i zostaje po tym ślad: kto, kiedy i dlaczego.

Co z tego masz: koniec z dwoma osobami w jednym gabinecie i z tłumaczeniem się klientowi, że „system na to pozwolił”.

Kalendarz z otwartym panelem „Konflikty”: dwa powody odrzucenia wizyty i przycisk „Wymuś mimo konfliktu”. — Przesunięcie odrzucone: termin wypada poza grafik, a osoba nie ma kompetencji wymaganej przez usługę. Zmiana została cofnięta automatycznie.

Okno „Nowa rezerwacja” z polami klienta i usługi oraz siatką podpowiedzianych wolnych terminów. — Jedno kliknięcie w „Znajdź wolny termin” i masz kilkanaście propozycji na najbliższe dni — każda z wolną salą i wolnym prowadzącym.

02 · Grafik

Grafik zespołu, który maluje się myszką

Grafik powstaje w niedzielę w arkuszu, a w poniedziałek już się nie zgadza. Nikt nie wie, czy wolno dołożyć komuś szóstą zmianę z rzędu, i czy w piątek po 20:00 ktoś w ogóle jest na miejscu.

Wybierasz pędzel — praca, dyżur online, blokada — i przeciągasz po siatce. Zapisuje się sam.
Powtarzalny tydzień zapisujesz jako regułę: „wtorki i czwartki 8–16” obowiązuje dalej bez przepisywania.
Urlop czy szkolenie wpisujesz jako nieobecność. Grafik nie znika — zostaje przykryty i po powrocie wraca sam.
Panel obok na bieżąco liczy naruszenia: za dużo godzin w tygodniu, za krótki odpoczynek, za mała obsada w godzinach otwarcia.

Co z tego masz: grafik na miesiąc w kilkanaście minut, a kalendarz od razu wie, komu wolno dać wizytę o 7:00.

Siatka grafiku z pomalowanymi zmianami, sumami godzin, wierszem obsady i listą naruszeń reguł czasu pracy. — Po prawej lista naruszeń — tu m.in. 57,4 h w tygodniu przy dopuszczalnych 48 h. Widać ją zanim ktokolwiek dostanie taki grafik na telefon.

03 · Zajęcia grupowe

Zajęcia z pojemnością i listą rezerwową, która działa sama

Pilates o 18:00 jest „pełny” od tygodnia, a na sali jest dziewięć osób. Ci z kolejki dowiadują się o wolnym miejscu za późno albo wcale.

Zajęcia zakładasz raz, razem z serią: dzień, godzina, prowadzący, sala i liczba miejsc.
Klienci zapisują się sami z telefonu. Po komplecie kolejni trafiają na listę rezerwową.
Ktoś się wypisuje — pierwsza osoba z kolejki dostaje miejsce i wiadomość, bez udziału recepcji.
Po zajęciach prowadzący odhacza obecność; nieobecności wchodzą do raportu.

Co z tego masz: sala pełna naprawdę, a nie tylko na liście — i twarde dane, kto notorycznie się nie pojawia.

Tabela zajęć grupowych z terminem, prowadzącym, salą, paskiem obłożenia i kolumną listy rezerwowej. — Jeden rzut oka na tydzień: gdzie jest komplet, gdzie zostały miejsca, a gdzie czekają już ludzie z listy rezerwowej.

Boczna szuflada zajęć z listą zapisanych osób, przyciskami obecności i informacją, kto wchodzi z karnetu, a kto ma dopłacić. — Przy każdym uczestniku widać, czy wchodzi z karnetu, czy ma jeszcze zapłacić — recepcja nie musi tego szukać w drugim miejscu.

Ekran telefonu z grafikiem zajęć klubu: paski dni tygodnia i karty zajęć ze statusem „Zapisany” lub „Komplet”. — To samo z drugiej strony — tak zajęcia widzi klient.

04 · Strefa klienta

Klient rezerwuje sam — o 23:00, bez hasła i bez telefonu do klubu

Rano na recepcję czeka czternaście wiadomości i sześć SMS-ów z prośbą o termin, a połowa dotyczy godzin, które są już zajęte. Oddzwanianie zajmuje pierwszą godzinę dnia.

Klient wybiera usługę, potem prowadzącego (albo „ktokolwiek”), a na końcu godzinę z listy liczonej dokładnie tak samo jak w panelu.
Nie musi pamiętać hasła — wchodzi jednorazowym linkiem z maila i od razu jest zalogowany.
Kto chodzi regularnie, ma kafelek „Zarezerwuj jak ostatnio”: ta sama usługa, ten sam prowadzący, najbliższe wolne godziny pod kciukiem.
Nowa osoba rezerwuje jako gość — kartoteka zakłada się sama, a Ty dostajesz komplet danych do kontaktu.

Co z tego masz: rezerwacje wpadają wieczorami i w weekendy, a recepcja zaczyna dzień od kawy, a nie od oddzwaniania.

Ekran telefonu: krok pierwszy rezerwacji z listą usług, czasem trwania i ceną. — 1. Usługa — tylko te, które klub udostępnił online.

Ekran telefonu: pasek dni tygodnia i lista wolnych godzin po południu. — 3. Termin — wolne godziny, a nie „prośba o kontakt”. Widać też, gdy u ulubionego prowadzącego nie ma już miejsc.

Ekran telefonu z kafelkiem „Zarezerwuj jak ostatnio” i propozycjami najbliższych godzin. — Stały klient rezerwuje kolejny trening jednym dotknięciem — bez przechodzenia przez kroki.

05 · Przypomnienia

Przypomnienie z dwoma przyciskami zamiast telefonu „czy Pani będzie?”

Nieobecności kosztują najwięcej wtedy, gdy nikt o nich nie wie. Godzina przepada, a trzy osoby, które chciały wejść tego dnia, dostały odpowiedź „niestety brak miejsc”.

Dobę przed wizytą klient dostaje przypomnienie — e-mailem, SMS-em albo powiadomieniem na telefon, zależnie od tego, na co się zgodził.
W wiadomości ma dwa przyciski: „Potwierdzam” i „Odwołuję”. Działają bez logowania, jednym dotknięciem.
Odwołanie w terminie od razu zwalnia godzinę — widzi ją następna osoba szukająca terminu.
Teksty wiadomości i kanały ustawiasz raz; klient sam decyduje, czy chce SMS-y, e-maile czy powiadomienia.

Co z tego masz: mniej pustych okienek i mniej dzwonienia „na wszelki wypadek”. Każda wysłana wiadomość jest zapisana, więc wiadomo, że poszła.

Ustawienia powiadomień: lista szablonów wiadomości z oznaczeniem kanałów i podgląd treści potwierdzenia rezerwacji. — Potwierdzenie, odwołanie, zmiana terminu, przypomnienie, zwolnione miejsce na zajęciach, wygasający karnet — wszystko gotowe, z podglądem treści.

Ekran telefonu z komunikatem „Wizyta potwierdzona” i przyciskami logowania oraz rezerwacji kolejnego terminu. — Tak wygląda „Potwierdzam” po stronie klienta.

Ekran telefonu z przełącznikami zgód RODO i marketingowej oraz kanałów SMS i e-mail. — Zgody i kanały w rękach klienta, nie recepcji.

06 · Kalendarz w telefonie

Wizyta ląduje w kalendarzu klienta i prowadzącego

„Zapomniałem” to druga najczęstsza przyczyna nieobecności. A prowadzący, który planuje swój dzień w Google, i tak przepisuje sobie wizyty ręcznie.

Po rezerwacji klient dodaje wizytę do Kalendarza Google, Apple albo Outlooka jednym dotknięciem.
Albo raz wkleja swój prywatny adres subskrypcji — i od tej pory kalendarz w telefonie odświeża się sam.
Prowadzący ma to samo w swoim profilu, a dodatkowo może połączyć konto Google: wizyty i zajęcia z systemu „Twój Klub” pojawiają się w jego kalendarzu.
Zmiana terminu albo odwołanie przechodzi tą samą drogą — nikt niczego nie przepisuje.

Co z tego masz: mniej „zapomniałem” i mniej sytuacji, w których trener umawia się prywatnie na godzinę, w której ma klienta.

Ekran telefonu z kartami nadchodzących wizyt, linkami „Google” i „Pobierz .ics” oraz blokiem subskrypcji kalendarza. — Dwie drogi w jednym miejscu: pojedyncza wizyta „na teraz” i stała subskrypcja kalendarza „raz na zawsze”.

07 · Zespół

„Mój dzień” prowadzącego i powiadomienia dla zespołu

Trener między wizytami nie będzie przeglądał kalendarza na dużym ekranie. Pyta recepcję, a recepcja przerywa to, co robiła.

Prowadzący otwiera na telefonie „Mój dzień”: wizyty i zajęcia po kolei, z wyróżnioną następną pozycją i telefonem do klienta.
Jednym dotknięciem odhacza: przyszedł, zakończona, nie przyszedł. Na zajęciach zaznacza obecność.
Kiedy klient zarezerwuje u niego termin online albo odwoła wizytę, dostaje o tym powiadomienie.
Wieczorem przychodzi skrót jutrzejszego dnia, a klub rano dostaje podsumowanie. Każdy ustawia sobie kanały i ciszę nocną.

Co z tego masz: recepcja przestaje być centralą telefoniczną dla własnego zespołu, a statusy wizyt są odhaczane na bieżąco, nie wieczorem z pamięci.

Ekran telefonu „Mój dzień” z kafelkiem następnej wizyty i kartami kolejnych wizyt ze statusami. — Cały dzień prowadzącego mieści się w kciuku.

Tabela ustawień powiadomień pracownika z przełącznikami e-mail i push dla każdego rodzaju zdarzenia oraz ciszą nocną. — Każdy sam decyduje, o czym chce wiedzieć i którym kanałem. Cisza nocna 22:00–07:00 włączona jednym przełącznikiem.

08 · Karnety i kasa

Karnety, które same się rozliczają — i kasa, która się zgadza

Podnosisz ceny od października, a sześćdziesiąt osób ma karnety kupione w sierpniu. W wielu systemach zmiana cennika przepisuje historię i podsumowanie miesiąca przestaje się zgadzać.

Układasz ofertę: karnety na wejścia, okresowe i kredytowe, z terminem ważności i możliwością zamrożenia.
Recepcja sprzedaje karnet wprost z karty klienta; wizyta pokryta karnetem odejmuje wejście sama.
Sprzedany karnet pamięta swoją cenę i warunki. Zmiana oferty działa tylko w przód.
Podsumowanie kasy pokazuje utarg dzień po dniu, zwroty i wizyty, za które nikt nie zapłacił.

Co z tego masz: rozliczenie sierpnia wygląda tak samo w grudniu, a klient widzi w telefonie dokładnie tyle wejść, ile mu zostało.

Ekran podsumowania kasy z kafelkami utargu, zwrotów i wizyt bez wpłaty oraz wykresem utargu dzień po dniu. — „Wizyty bez wpłaty” to najczęściej pierwsza rzecz, którą właściciel klika w poniedziałek rano.

Karta klienta z zakładkami Rezerwacje, Karnety, Płatności i Notatki oraz aktywnym karnetem na 10 wejść. — Wszystko o kliencie w jednym miejscu — z przyciskiem „Zaproś do strefy klienta”, gdy chcesz, żeby zaczął rezerwować sam.

Ekran telefonu z listą karnetów klienta, paskiem wykorzystanych wejść i datą ważności. — Koniec pytań „ile mi zostało wejść?” — klient widzi to sam.

09 · Magazyn

Magazyn, który mówi „zamów do poniedziałku”

Olejek kończy się w środę, a dostawa idzie trzy dni. Nikt nie wie, ile zostało, bo stan „w głowie” nie uwzględnia trzydziestu ośmiu masaży, które są już umówione na przyszły tydzień.

Przy usłudze zapisujesz normę: ile materiału schodzi na jedną wizytę.
System odejmuje od stanu każdą zaplanowaną wizytę i rysuje, jak zapas schodzi dzień po dniu.
Pokazuje datę wyczerpania i termin zamówienia cofnięty o czas dostawy konkretnego dostawcy.
Wizyta, dla której zabraknie materiału, dostaje ostrzeżenie jeszcze w kalendarzu.

Co z tego masz: zamawiasz z wyprzedzeniem i nie odwołujesz zabiegów dlatego, że skończyły się rękawiczki.

Panel prognozy magazynu z wykresem spadku stanu do zera i tabelą planowanych zużyć godzina po godzinie. — Czerwony obszar to dni, w których zapas jest już pod kreską. „Termin zamówienia już minął” pojawia się zanim ktoś odwoła pierwszą wizytę.

10 · Raporty

Cztery liczby, na których opierasz decyzje o klubie

Czy warto trzymać klub otwarty do 22:00? Który trener ma wolne moce? Ile realnie kosztują Cię nieobecności? Zwykle odpowiedź brzmi „trzeba by policzyć” — i nikt nie liczy.

Wybierasz zakres dat i ewentualnie lokalizację.
Obłożenie pokazuje, ile z dostępnych godzin zespołu i sal faktycznie zeszło na wizyty.
Nieobecności rozbijają się na osoby i dni tygodnia — widać, że piątek wieczorem wygląda inaczej niż wtorek rano.
Przychody i klienci domykają obraz: skąd bierze się utarg i kto wraca.

Co z tego masz: rozmowa o etatach i godzinach otwarcia na liczbach, a nie na wrażeniach.

Raport obłożenia z kafelkami procentu wykorzystania i zarezerwowanego czasu oraz paskami dla każdego pracownika. — 33,6 % obłożenia i 210 godzin zajętych w miesiącu — z rozbiciem na osoby, więc widać, kto ma jeszcze miejsce w grafiku.

Raport nieobecności ze wskaźnikiem 5,6 % oraz wykresami według pracownika i dnia tygodnia. — Piątek 9,1 %, czwartek 4,5 % — takie różnice są podstawą do decyzji, gdzie wymagać potwierdzenia wizyty.

11 · Start

Klub gotowy do pracy w jeden wieczór

Największy powód, dla którego kluby zostają przy zeszycie: „nie mamy kiedy tego wdrożyć”. Przepisywanie usług, cen i listy klientów brzmi jak tydzień pracy.

Kreator prowadzi Cię przez pięć kroków: lokalizacja i godziny otwarcia, sale i gabinety, usługi, ludzie, grafik.
Usług nie wpisujesz od zera — wybierasz profil (siłownia, studio, gabinet fizjoterapii, masaż, obiekt hybrydowy) i zaznaczasz gotowe pozycje, poprawiając tylko ceny.
Klientów wgrywasz z pliku z Excela. Widzisz podgląd i mapowanie kolumn, zanim cokolwiek trafi do kartoteki. Karnety można wgrać tak samo.
Na pulpicie zostaje lista tego, czego jeszcze brakuje — dopóki klub nie jest gotowy.

Co z tego masz: pierwsze rezerwacje tego samego dnia, bez przepisywania niczego ręcznie.

Kreator startu klubu na kroku usług: wybrany profil „Gabinet fizjoterapii” i lista propozycji usług z cenami. — Pięć kroków, każdy zapisuje się od razu. Możesz wrócić albo pominąć krok i wrócić do niego jutro.

Ekran importu klientów z mapowaniem kolumn pliku i podglądem dwunastu wierszy przed zapisem. — Kolumny rozpoznają się same, a Ty widzisz dokładnie, ile osób dojdzie i czy coś jest nie tak — zanim naciśniesz „importuj”.

Kartoteka klientów z kolumnami telefonu, e-maila, tagów, ostatniej wizyty i informacją o koncie w strefie klienta. — Po imporcie kartoteka jest gotowa do pracy: wyszukiwanie, tagi i zaproszenia do strefy klienta.

Cały klub w jednym kalendarzu. Bez podwójnych rezerwacji.

Jeden zwykły dzień klubu — i miejsce, w którym system zdejmuje pracę z ludzi.

Jedenaście rzeczy, które „Twój Klub” robi za Ciebie — i jak dokładnie to wygląda.

Rezerwacja, która nie może się nałożyć na inną

Grafik zespołu, który maluje się myszką

Zajęcia z pojemnością i listą rezerwową, która działa sama

Klient rezerwuje sam — o 23:00, bez hasła i bez telefonu do klubu

Przypomnienie z dwoma przyciskami zamiast telefonu „czy Pani będzie?”

Wizyta ląduje w kalendarzu klienta i prowadzącego

„Mój dzień” prowadzącego i powiadomienia dla zespołu

Karnety, które same się rozliczają — i kasa, która się zgadza

Magazyn, który mówi „zamów do poniedziałku”

Cztery liczby, na których opierasz decyzje o klubie

Klub gotowy do pracy w jeden wieczór

Cztery rodzaje obiektów, które prowadzą u nas dzień pracy.

Zajęcia, karnety, recepcja

Treningi personalne i małe grupy

Gabinety, sprzęt, materiały

Klub z gabinetem pod jednym dachem

Płacisz za obiekt, a nie za każdą osobę z osobna.

Start

Studio

Centrum

To, o co pytają najczęściej — zanim zdecydują.

Mam klientów w Excelu. Da się ich przenieść?

Czy klienci muszą coś instalować?

Czy da się pracować z telefonu?

Co z RODO?

Czy „Twój Klub” przechowuje dokumentację medyczną?

Ile trwa wdrożenie?

Umowa, wypowiedzenie, opłata na start?

Ile kosztują SMS-y?

Czy mogę zobaczyć system na własnych danych?

Pokażemy Ci system na obiekcie podobnym do Twojego.