Polityka prywatności
Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarza Agileo.pl Mirosław Kapinos w związku z systemem Twój Klub i stroną twojklub.pl. Rozróżniamy dwie sytuacje: dane, o których decydujemy sami (jesteśmy ich administratorem — część A), oraz dane klientów i pracowników klubów, które przetwarzamy wyłącznie w imieniu klubu (jesteśmy podmiotem przetwarzającym — część B).
Jesteś klientem klubu, studia lub gabinetu i rezerwujesz wizyty przez system Twój
Klub? Administratorem Twoich danych jest klub, w którym rezerwujesz — przejdź do
części B.
A1. Administrator i kontakt
- Administratorem danych opisanych w części A jest Agileo.pl Mirosław Kapinos, NIP 8171833685 (dalej „my” lub „Usługodawca”).
- W sprawach ochrony danych możesz pisać na adres mk@agileo.pl albo pocztą na adres podany wyżej. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie mamy takiego obowiązku.
A2. Czyje dane, w jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo
| Kogo dotyczy i jakie dane | Cel i podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|
| Osoby kontaktowe i reprezentanci naszych Klientów (klubów, studiów, gabinetów) oraz osoby korzystające z Okresu próbnego: imię i nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon, dane firmy. | Zawarcie i wykonanie umowy z Klientem, kontakt w sprawach Usługi — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na kontakcie z kontrahentem; gdy Klientem jest osoba fizyczna prowadząca działalność — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). | Przez czas trwania umowy, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata, licząc do końca roku kalendarzowego). |
| Dane rozliczeniowe Klientów: nazwa, adres, NIP, dane z faktur i płatności. | Wystawianie faktur, prowadzenie księgowości i przechowywanie dokumentów — obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami podatkowymi i o rachunkowości). | 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. |
| Administratorzy kont Klientów i nasi operatorzy w zakresie bezpieczeństwa: adres e-mail logowania, adres IP, informacja o przeglądarce i czynnościach serwisowych (np. wejście do panelu Klienta na potrzeby wsparcia). | Zapewnienie bezpieczeństwa Systemu, rozliczalność dostępu serwisowego, wykrywanie nadużyć — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | Przez czas trwania umowy z Klientem i do 12 miesięcy po jej zakończeniu, chyba że dane są potrzebne dłużej do wyjaśnienia incydentu lub dochodzenia roszczeń. |
| Osoby, które do nas piszą (e-mail, prośba o prezentację, zgłoszenia wsparcia, reklamacje, zgłoszenia treści nielegalnych): dane podane w wiadomości. | Odpowiedź i prowadzenie korespondencji, rozpatrzenie reklamacji lub zgłoszenia — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w przypadku zgłoszeń treści nielegalnych także obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 16 aktu o usługach cyfrowych). | Do czasu załatwienia sprawy, a potem do 3 lat, chyba że korespondencja dotyczy umowy (wtedy jak przy osobach kontaktowych). |
| Odwiedzający stronę twojklub.pl: adres IP, data i godzina, adres żądanej strony, informacja o przeglądarce — zapisywane automatycznie w dziennikach serwera dostawcy hostingu. | Utrzymanie strony, jej bezpieczeństwo i diagnozowanie błędów — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | Przez okres stosowany przez dostawcę hostingu (LH.pl). |
| Wszystkie powyższe osoby — w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | Do upływu terminu przedawnienia roszczeń. |
Nie wysyłamy newslettera, nie prowadzimy profilowania i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.
A3. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych kontaktowych i rozliczeniowych nie możemy jednak zawrzeć ani wykonać umowy, a bez adresu e-mail — odpowiedzieć na wiadomość. Dane rozliczeniowe są wymagane przepisami podatkowymi.
A4. Odbiorcy danych
- Dane powierzamy dostawcom, którzy pomagają nam świadczyć Usługę: dostawcy hostingu i poczty, a w zakresie wysyłki SMS — operatorowi bramki SMS. Aktualna lista jest na stronie Podprocesorzy.
- Dane rozliczeniowe mogą otrzymać podmioty świadczące nam usługi księgowe, bank obsługujący płatności oraz — w zakresie faktur — Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów.
- Dane mogą otrzymać organy publiczne, jeżeli wynika to z przepisów prawa.
A5. Przekazywanie danych poza EOG
Dane opisane w części A przetwarzamy na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli w przyszłości skorzystamy z dostawcy przekazującego dane poza EOG, zrobimy to wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych i zaktualizujemy tę politykę oraz listę podprocesorów.
A6. Twoje prawa
- Masz prawo: dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii; sprostowania danych; usunięcia danych; ograniczenia przetwarzania; przenoszenia danych (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy, w sposób zautomatyzowany).
- Masz prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO) — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
- Aby skorzystać z praw, napisz na mk@agileo.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.
- Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.
A7. Pliki cookies i pamięć przeglądarki
- Strona twojklub.pl nie używa plików cookies ani narzędzi analitycznych, reklamowych czy śledzących. Czcionki serwujemy z własnego serwera, bez zewnętrznych sieci CDN.
-
Strona i aplikacje Twój Klub zapisują w pamięci Twojej przeglądarki (localStorage)
wyłącznie informacje niezbędne do działania, o które sam prosisz:
- wybrany motyw jasny lub ciemny (strona i aplikacje);
- po zalogowaniu do panelu klubu lub Strefy klienta — klucz sesji (token logowania) i podstawowe dane konta potrzebne do wyświetlenia interfejsu; są usuwane po wylogowaniu;
- w panelu klubu — ustawienia widoku (np. układ kolumn tabel, wybrana lokalizacja) i identyfikator urządzenia dla powiadomień;
- w Strefie klienta — informację, kiedy zaproponowano instalację aplikacji, identyfikator urządzenia dla powiadomień oraz kopię najbliższych wizyt, żeby były widoczne także bez zasięgu.
- Panel klubu i Strefa klienta używają mechanizmu service worker, który przechowuje w pamięci przeglądarki pliki aplikacji, a w Strefie klienta — przez maksymalnie dobę — także ostatnio pobraną listę wizyt i zajęć, aby aplikacja działała przy słabym zasięgu.
- Zapisywanie tych informacji jest niezbędne do świadczenia usługi, o którą prosisz (art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej), dlatego nie wymaga zgody. Możesz je w każdej chwili usunąć w ustawieniach przeglądarki; po usunięciu trzeba będzie zalogować się ponownie.
B. Dane klientów i pracowników klubów — administratorem jest klub
- Kluby, studia i gabinety (nasi Klienci) używają systemu Twój Klub do prowadzenia rezerwacji, grafiku, karnetów i kontaktu ze swoimi klientami. Administratorem danych klientów klubu oraz pracowników i współpracowników klubu wprowadzonych do systemu jest dany klub — to on decyduje, jakie dane zbiera, w jakim celu i jak długo je przechowuje.
- My przetwarzamy te dane wyłącznie w imieniu klubu i na jego polecenie, jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Nie wykorzystujemy ich do własnych celów, nie sprzedajemy ich i nie łączymy danych różnych klubów — dane każdego klubu są przechowywane w odrębnej bazie danych.
- Informacje o tym, jakie Twoje dane przetwarza klub, na jakiej podstawie i jak długo, a także o Twoich prawach, przekazuje klub. Z żądaniami dotyczącymi tych danych (dostęp, sprostowanie, usunięcie, sprzeciw) zwracaj się do klubu — jego dane kontaktowe znajdziesz na stronie rezerwacji lub w Strefie klienta. Jeżeli napiszesz do nas, przekażemy Twoje żądanie klubowi i pomożemy mu je zrealizować.
- Zakres danych zależy od klubu. W systemie mogą się znaleźć w szczególności: imię, nazwisko, e-mail, telefon, data urodzenia, zgody i preferencje kontaktu, historia rezerwacji, zapisów na zajęcia i obecności, karnety, płatności i bony, notatki klubu, a u pracowników — dane konta, grafik pracy i nieobecności.
- Podmioty, którym powierzamy dalsze przetwarzanie tych danych (np. hosting), wymieniamy na liście podprocesorów.
C. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z numerem wersji i datą obowiązywania. O istotnych zmianach dotyczących Klientów informujemy e-mailem.